Confira abaixo um trecho da apostila do curso de Tabelas Dinâmicas no Excel com PowerPivot e KPIs, para entender o que são KPIs e uma breve introdução de como elas funcionam e você pode aplicá-las na sua empresa:
KPI – Key Performance Indicator, ou em português indicador-chave de desempenho, é um método de gestão que permite avaliar e medir o desempenho de um processo. KPIs, por exemplo, permitem medir se uma determinada empresa ou equipe está atingindo as suas metas. Uma das principais características dessa metodologia é permitir que sejam criadas metas em todos os níveis hierárquicos da empresa, visando alcançar as metas comuns da corporação.
Existe uma frase que é atribuída a Peter Drucker, ‘o pai da administração moderna’, que diz: ‘o que não é medido não pode ser gerenciado’. Esse é a ideia de usar KPIs: é fundamental de alguma maneira medir o desempenho dos processos e comparar o resultado com as metas pré-estabelecidas. Se num primeiro momento isso pode parecer simples, do ponto de vista administrativo não é.
Imagine um exemplo simples: você é o diretor de uma loja de automóveis e precisa estabelecer metas de vendas e medir o desempenho dos seus vendedores. A primeira ideia que vem à cabeça é definir uma meta de total de vendas, por exemplo: a meta de cada vendedor é vender 200 mil reais por mês. O problema é que você vende carros populares por 20 mil reais com uma margem de lucro de 30% e apenas para promover a sua marca, você também vende carros de luxo que custam mais de 100 mil reais, porém com uma margem de lucro mínima de 5%. Obviamente a sua meta é vender alguns carros de luxo, mas o lucro vem dos carros populares com margem de 30%!!!
Se nesse exemplo você criar uma meta simples de ‘200 mil reais por mês, por vendedor’, terá alguns vendedores vendendo apenas 2 carros de luxo por mês e “cruzando os braços” o resto do mês… afinal atingiram a meta!!! Porém trouxeram uma lucratividade baixa para a sua empresa. Por outro lado, simplesmente excluir os carros de luxo da meta também não é bom negócio porque você também quer vendê-los.
Para resolver essa questão é que entram as KPIs: de novo simplificando muito as coisas, você pode definir uma meta de 200 pontos por vendedor, na qual a venda de um carro popular vale 20 pontos e a venda de um carro de luxo vale 5 pontos, porém se o vendedor vender mais de 8 carros populares, a venda de um carro de luxo vale 40 pontos – por outro lado, se o vendedor não vender nenhum carro de luxo no mês, cada carro popular passa a valer apenas 5 pontos! Com essa matemática você estabelece que a maneira ideal de atingir a meta é vender 8 carros populares (160 pontos) e vender 1 carro de luxo (mais 40 pontos)!
Nesse cenário quem não vender pelo menos um carro de luxo por mês, não vai atingir facilmente a meta, mas também quem só vender carros de luxo não vai atingir facilmente a meta! Esse é o conceito dos indicadores de desempenho (KPIs): criar metas que levem a equipe a atingir as metas de acordo com os objetivos da empresa
(Obs.: Não se preocupe exageradamente com os detalhes desse exemplo, a ideia é só mostrar o que são KPIs… também não leve em consideração a questão de que ‘inventamos’ as KPIs: normalmente o cálculo para atingir metas deve ser consistente, ou seja um cálculo a partir de um histórico anterior de resultados)
Como o nosso curso é de Excel, estamos focando em indicadores quantitativos, ou seja, sempre indicadores numéricos. Existem diferentes categorias de indicadores: há indicadores qualitativos, indicadores direcionais e muitos outros conceitos em torno do uso de KPIs, mas seguindo a frase atribuída a Peter Drucker, o importante é medir para gerenciar, então a lógica é sempre procurar indicadores numéricos que são fáceis de interpretar.
Portanto, do ponto de vista prático, podemos dizer que uma KPI se baseia em um campo calculado específico para cada caso, e tem o objetivo de ajudar os usuários a avaliar o seu desempenho em relação às metas pré-estabelecidas. Apesar de algumas empresas criarem KPIs únicas para toda a empresa, como uma forma de reforçar o trabalho em equipe, nada impede que cada departamento da empresa tenha suas próprias KPIs. E até que um cálculo entre as KPIs de cada departamento resulte no cálculo de KPIs (ou metas) gerais da empresa!
Gostou do assunto? Venha fazer o curso de Tabelas Dinâmicas no Excel com PowerPivot e KPIs da CompuClass para aprender a montar planilhas capazes de calcular e avaliar resultados utilizando KPIs e muitos outros recursos do Excel!
Data: 15/05/2020
